Sechs Tipps für Ihre perfekte Geschäftsmail:
2018 wurden laut einer Studie der E-Mail-Anbieter GMX und Web.de mehr als 848 Milliarden Mails in Deutschland versandt. Insbesondere im Geschäftsbereich ist das Kommunikationsmittel beliebt. Damit Ihre E-Mails bei Ihren Kund*innen nicht nur gut ankommen, sondern auch den richtigen Eindruck hinterlassen, erklären wir heute, was beim Schreiben, Strukturieren und Versenden wichtig ist.
281,1 Milliarden. So viele Mails werden laut GMX weltweit pro Tag versandt. Diese Zahl bezieht der E-Mail-Anbieter aus einer aktuellen Studie des Marktforschungsunternehmens The Radicati Group, das regelmäßig Statistiken zum weltweiten E-Mail-Versand veröffentlicht. Der Trend werde weiter steigen: Bis 2022 sollen über 333 Milliarden E-Mails weltweit an einem Tag verschickt werden.
2018: Über 848 Milliarden E-Mails allein in Deutschland
Dass gerne und viel über Mails kommuniziert wird, zeigt sich auch an der Zahl der Nutzer: 2018 gab es GMX zufolge weltweit mehr als 3,8 Milliarden E-Mail-Nutzer. Das entspricht knapp der Hälfte der gesamten Weltbevölkerung. Und auch die Deutschen schreiben sie fleißig, wie eine Auswertung von GMX sowie Web.de zeigt: Im Jahr 2018 wurden hierzulande 848,1 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. „Mit dem neuen Rekordhoch markiert die E-Mail, wie in den Jahren 2016 und 2017, ein zweistelliges Prozentwachstum“, sagt Jan Oetjen, Geschäftsführer der beiden E-Mail-Anbieter.
E-Mails sind mehr als eine Visitenkarte für Unternehmen
Diese Zahlen belegen: Die E-Mail ist nicht nur ein verbreitetes, sondern wichtiges Medium. Auch in der Geschäftswelt ist sie häufig das Kommunikationsmittel der Wahl. Gerade hier ist es wichtig, dass der „digitale Brief“ nicht nur bestimmte Normen erfüllt. Unternehmen haben mit seiner Hilfe auch die Chance bei (potenziellen) Kunden in bester Erinnerung zu bleiben und sich vom Mitbewerber abzuheben. Mit jeder sorgfältig geschriebenen Mail können Kundenbeziehungen gefestigt und Service sowie Kundensupport aufgewertet werden.
Was macht eine gute Geschäftsmail aus?
Damit Ihre E-Mail bei Ihren Geschäftspartnern und Kunden gut ankommt und im Gedächtnis, hier ein paar Tipps:
6 Tipps: Richtig Schreiben, Strukturieren und Versenden geschäftlicher E-Mails
1. Stellen Sie sich zunächst die Grundsatzfrage: Für wen schreibe ich und was will ich damit erreichen? Und fragen Sie sich beim Texten: Spreche ich eine Sprache, die mein Kommunikationspartner versteht?
2. Senden Sie eine klare Botschaft in klarer Sprache: Nennen Sie Ihr Anliegen: kurz und bündig. Formulieren Sie dabei aktiv und positiv. Ein freundlicher/persönlicher Einstieg ist eine Frage der Höflichkeit und dient dazu Ihre Leser zu locken. Gleichzeitig gilt es, sich in der Mail auf das Wesentliche zu reduzieren: Redigieren Sie am Ende noch einmal und schreiben Sie (natürlich) fehlerfrei.
3. Strukturieren Sie übersichtlich und lesefreundlich: Trennen Sie einen langen Text durch Zwischenüberschriften und Absätze.
4. Nutzen Sie die Betreffzeile: E-Mails dienen der schnellen Verständigung, die Betreffzeile der ersten, schnelle Information und Orientierungshilfe. Wählen Sie daher eine aussagekräftige Formulierung. Beispiel: Ihre Bestellung xxx wurde am 5. Juni 2019 versendet.
5. Adressieren Sie richtig: Damit die E-Mail in jedem Fall ankommt – nutzen Sie die E-Mail-Adresse des direkten Ansprechpartners, soweit Sie diese haben! Falls nicht, machen Sie deutlich, an wen Sie sich wenden wollen, damit die Mail passend weitergeleitet wird.
6. Antworten Sie auf (alle) E-Mails: Denn Ihre Kunden registrieren das sehr wohl. Eine nicht beantwortete Mail wirkt ignorant. Sollten Sie das einmal vergessen haben oder erst nach ein paar Tagen schreiben: Leiten Sie dabei mit einer kurzen Erklärung ein.
Weitere hilfreiche Tipps?!
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Text: Eileen Wesolowski, Fotos Leon Rejschek
Quelle Studien: 1&1 Mail & Media GmbH Zweigniederlassung Karlsruhe
(Studie 1, Studie 2)